De acordo com a  Lei 8.159/91 sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, é assegurado a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral, contidas em documentos. A exceção se dá quando os dados têm caráter sigiloso. O sigilo é adotado nos casos em que a informação é indispensável para a segurança da sociedade e do Estado ou para garantir a inviolabilidade da intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas.

Esse direito impõe ao Poder Público o dever de proteção especial a documentos de arquivos como registro de prova e informação, e objeto de apoio à administração, cultura e desenvolvimento científico. Para alcançar efetivamente essa finalidade, é necessário um conjunto de procedimentos e operações técnicas que viabilizem de modo eficiente a produção, tramitação, uso, avaliação e guarda desses documentos, denominado Gestão de Documentos.

Como Agência do Governo Federal, a ANEEL gera e recebe um valioso patrimônio documental, que envolve o registro de informações essenciais ao governo e à sociedade. São documentos com dados sobre as ações voltadas às atividades de produção, transmissão e comercialização de energia elétrica e aproveitamento energético dos cursos de água.

Visando garantir uma gestão efetiva de seus documentos e prover as unidades organizacionais de procedimentos, recursos e métodos, foi desenvolvido o Sistema Integrado de Gestão de Documentos de Arquivo. O sistema engloba todas as atividades pertinentes a esse tipo de gestão, incluindo a guarda permanente ou o descarte de documentos da Aneel e das Agências Reguladoras conveniadas.

Para isso, se apóia em ferramentas básicas como a organização física e lógica de seus  arquivos, na Tabela de Temporalidade, no Plano de Classificação de Assuntos, nas  Normas Organizacionais de gestão de documentos aprovadas pela Diretoria e nos Manuais de Editoração de Correspondências Oficiais da ANEEL,  de Gestão de Documentos, e de Operacionalização do Sistema Integrado de Controle de Processos e Documentos – SIC. 

Por meio do SIC, qualquer documento é rapidamente localizado, viabilizando o cumprimento dos prazos de resposta às demandas dos consumidores e agentes do setor elétrico. Os principais usuários do SIC são o Protocolo Geral (autuação) e os protocolos setoriais (registro e tramitação). O sistema também disponibiliza as imagens dos documentos.

O usuário externo pode também acompanhar os processos de seu interesse pelo link  Processos, onde terá acesso ao Acompanhamento Processual, às Normas Internas de Organização da ANEEL e às informações referentes a  Reuniões Públicas de Diretoria, Calendário das Reuniões Publicas, Distribuição de Processos, Pautas das Reuniões, Memórias , Atas e à transmissão das Reuniões.

Vale salientar que o modelo de gestão de documentos de arquivos, implementado desde 1999 pela Superintendência de gestão técnica da Informação da ANEEL, se compatibiliza com o modelo organizacional e de gestão da Agência como um todo. Com isso, contribui efetivamente para o aumento da qualidade e da eficiência de seus processos, serviços e produtos, com impacto positivo na cultura de gestão de informações, principalmente no que se refere aos seguintes requisitos:

• integração entre os procedimentos de arquivo e técnicos-administrativos existentes, aproveitando aqueles já consagrados e introduzindo outros que facilitam as ações gerenciais e operacionais, preservando a integridade dos documentos de arquivos nas fases intermediária e permanente;

• integração dos métodos e recursos arquivísticos às ferramentas de tecnologia da informação disponíveis, valendo-se das facilidades operacionais de interfaceamento, integração e gerenciamento de bancos de dados, sistemas de consultas, sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos e imagens. 

Todo esse conjunto de normas está em consonância com a legislação e com as orientações do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.